Privacyverklaring

Uw privacy is voor ons heel belangrijk. Daarom vind u hier onze privacyverklaring. Daarin leest u welke persoonsgegevens we vragen, waarvoor we deze gebruiken en hoe we ze beveiligen. Ook ziet u wat uw rechten zijn, wie toegang heeft tot uw data en hoe lang we deze gegevens bewaren.

Mocht u na het lezen ervan nog vragen hebben, dan kunt u natuurlijk altijd contact met ons opnemen.

Onze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 14 februari 2021.

Voor wie is deze privacyverklaring opgesteld?

Voor alle individuen, bedrijven en organisaties die op een bepaalde manier betrokken zijn bij onze activiteiten. Dat kunt u als donateur zijn, maar het gaat ook om onze - grote en kleine - sponsoren en partners die betrokken zijn bij onze activiteiten. Deze verklaring is verder ook bedoeld voor de mensen die aan onze projecten, evenementen en/of onderzoeken meedoen.

Deze privacyverklaring gaat niet over het verwerken van persoonsgegevens van onze werknemers, stagiaires, consultants en vrijwilligers. Voor hen gelden andere - interne - privacydocumenten en afspraken.

Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?

Dat is Stichting DutchSail.
Adres:

Westzeedijk 7
1398 BB Muiden
info@DutchSail.com

Waarom mogen wij uw persoonsgegevens gebruiken?

De huidige wetgeving verplicht ons om u te vertellen op welke gronden wij uw gegevens mogen gebruiken. Dat kan om verschillende redenen zijn:

Uw eigen toestemming. Indien u dat niet langer wilt, dan is het altijd mogelijk om deze toestemming in te trekken.
Op basis van een overeenkomst. Als u bijvoorbeeld donateur of sponsor wordt dan volgt er een overeenkomst tussen ons. Of als een bedrijf bepaalde diensten of goederen aan ons levert dan leggen wij dat op papier vast.
Gerechtvaardigd belang. Dat wil zeggen dat wij uw persoonsgegevens nodig hebben om ons dagelijkse werk (beter) te kunnen doen.
Een wettelijke verplichting.
Algemeen belang. Als u bijvoorbeeld deelneemt aan onze evenementen dan kunnen uw persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor het doorgaan van een evenement (bijvoorbeeld uit oogpunt van veiligheid) of nodig zijn in het kader van een bepaald onderzoek.

Welke persoonsgegevens bewaren wij van u?

Afhankelijk van de situatie zijn dit de verschillende gegevens die wij bewaren:

Voor- en achternaam
Woonadres
Postcode
Telefoonnummer
Correspondentieadres
Factuuradres
E-mailadres
Geboortedatum
Nationaliteit
Betalings- en creditkaartinformatie
Identiteitsbewijs
Kamer van Koophandel-gegevens
BTW-gegevens
Belastinggegevens
Betaal- en bestelgeschiedenis
Donatiebedrag
Medische gegevens, geslacht, diëten en kledingmaten (als u bijvoorbeeld meedoet aan een van onze zeilevenementen)
Contactformulier op onze website dat u ingevuld heeft
Beeldmateriaal van onze camera’s aan boord of tijdens evenementen
De correspondentie tussen u en DutchSail
Uw antwoorden op onze enquêtes
Foto, verhaal en/of stem (als we deze gebruiken voor publieke communicatiedoeleinden)
Opleidingsgegevens (als u bijvoorbeeld meedoet aan onze projecten en/of onderzoeken)
Samenstelling van uw familie (als u bijvoorbeeld meedoet aan een van onze zeilevenementen)
Technische informatie en gegevens over uw bezoek aan onze website, zoals je IP-adres, klik- en surfgedrag
Logingegevens (inclusief uw wachtwoord)
Gebruikersnaam
Informatie over uw interesses, voorkeuren en vermogenspositie afkomstig uit informatie die iedereen kan bekijken.

Hoe verzamelen we informatie over u?

Dit gaat op verschillende manieren zoals:

Wanneer we direct contact met u hebben, bijvoorbeeld omdat u donateur wordt, u inschrijft voor onze nieuwsbrief of een van onze evenementen bezoekt of u per e-mail of telefonisch contact met ons zoekt.
Wanneer u onze website of social media platformen bezoekt.
Via publiekelijk beschikbare bronnen zoals tijdschriften, kranten en kamer van koophandel.

Waarvoor gebruiken wij uw persoonsgegevens?

Wij gebruiken uw persoonsgegevens altijd met een bepaald doel, zoals:

Om uw eventuele vragen te beantwoorden en/of klachten te kunnen afhandelen. Zowel online als offline.
Om uw donaties te verwerken en beheren.
Om onze nieuwsbrieven, campagnes en diensten te verbeteren.
Om u te informeren over onze activiteiten door het sturen van bijvoorbeeld nieuwsbrieven.
Om fondsen te werven.
Om uw interesses, voorkeuren en donatiemogelijkheden als (potentiële) donateur te leren kennen, zodat we u kunnen informeren over onze activiteiten en passende donatieverzoeken kunnen doen.
Om uw en onze veiligheid te waarborgen.
Om aan de wet te voldoen.
Om uw belangen te beschermen.
Om ervoor te zorgen dat onze website (technisch) optimaal voor u te gebruiken is.
Om uw account op onze website te kunnen beheren, zodat uw vertrouwelijkheid verzekerd is.
Om ervoor te zorgen dat u met ons in contact kunt komen, bijvoorbeeld via social media.
Om marktenquêtes en marketingstrategieën te ontwikkelen.
Om te kijken of wij u als partner of leverancier kunnen accepteren.
Om een overeenkomst met u als bedrijf of leverancier af te kunnen sluiten.
Om intern rapporten en analyses te kunnen opstellen (altijd anoniem en op groepsniveau).
Om onze IT-systemen te kunnen controleren of deze voldoen aan onze eigen regels en beleid.
Om u deel te kunnen laten nemen aan onze evenementen, projecten, onderzoeken en overige activiteiten.
Om uw interview, foto of film te gebruiken voor onze publieke communicatie, zoals bijvoorbeeld een campagne.
Om deelnemers aan onze evenementen, projecten en onderzoeken te monitoren en hun resultaten bij te houden.
Om onze projecten en ondersteunende technologie te ontwikkelen en te verbeteren.

Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

We gebruiken en bewaren uw gegevens nooit langer dan nodig is. Zolang er een bepaalde vorm van verbintenis, overeenkomst of samenwerking bestaat, maken we gebruik van uw gegevens. Op het moment dat dit afloopt, bewaren we uw gegevens nog een periode, welke kan variëren van een week tot maximaal tien jaar. Daarna verwijderen of anonimiseren we al uw data.

Hoe dat in de praktijk werkt, leggen we u graag uit aan de hand van wat voorbeelden:

Heeft u contact opgenomen via het contactformulier op onze website? Dan verwijderen wij het contactformulier na één maand. Hebben we uw gegevens toch langer nodig om een vraag en/of klacht goed af te handelen, dan bewaren we uw gegevens zolang als nodig is plus drie maanden.
Bent u donateur of sponsor van DutchSail? Dan bewaren wij uw gegevens zolang u donateur of sponsor bent. Bent u niet langer donateur of sponsor dan bewaren wij uw gegevens maximaal tien jaar na afloop van uw donateurs- of sponsorschap.
Bent u een potentiële donateur van DutchSail? Als we u niet binnen 18 maanden als donateur kunnen verwelkomen, dan verwijderen we al uw gegevens, met uitzondering van uw naam. Dan wordt u daarna niet meer door ons benaderd.
Om aan bepaalde wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen, houden wij in sommige gevallen uw gegevens nog zeven jaar in ons beheer.
Eventuele camerabeelden van ons kantoor bewaren we niet langer dan zeven dagen. Tenzij we iets verdachts zien dat we verder moeten onderzoeken. Of als we de beelden langer moeten bewaren vanwege een andere wettelijke verplichting.
Neemt u contact op met ons via social media? Dan bewaren wij uw gegevens maximaal tien jaar.
Als u een zakenpartner bent van DutchSail en de overeenkomst loopt af, dan bewaren wij uw gegevens daarna nog zeven jaar.
Bent u op een bepaalde manier betrokken bij interviews, foto’s of film voor onze publieke communicatie, dan bewaren en gebruiken wij uw gegevens gedurende vijf jaar. Daarna gaan ze ons archief in en zullen we ze alleen gebruiken voor historische doeleinden.
Doet u mee aan onze evenementen, projecten en/of onderzoeken dan bewaren wij uw gegevens tot maximaal zeven jaar na het einde van het evenement, project of onderzoekstraject.

Cookies

DutchSail verzamelt ook informatie door het gebruik van cookies. Als u daar meer informatie over wilt, neem dan een kijkje in ons Cookiebeleid.

Wie heeft er toegang tot uw persoonsgegevens?

Onze bestuursleden, directeuren, eventuele werknemers, stagiairs en vrijwilligers kunnen toestemming krijgen om uw gegevens in te zien. Wij zullen nooit uw gegevens aan derde partijen verkopen. Wel kunnen wij persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen als dat nodig is om onze dagelijkse activiteiten te kunnen ontplooien. Als we uw gegevens delen voor onderzoek en ontwikkeling dan doen we dat op ‘een samengevoegd niveau’. Dat betekent dat de gegevens nooit zijn te herleiden naar individuen, ofwel anoniem.

In het geval wij gebruik maken van ‘een derde partij’- bijvoorbeeld een dienstverlener dat een campagne voor ons doet - dan kan zij uw persoonsgegevens wel verwerken. Met alle derde partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken, hebben wij een ‘verwerkersovereenkomst’. Met de andere partij leggen wij daarin vast dat uw gegevens alleen voor het afgesproken doel mogen worden gebruikt. En ook dat de gegevens net zo goed beveiligd worden als bij ons. En - ten slotte - dat ze daarna verwijderd worden.

De volgende partijen hebben toegang tot uw persoonsgegevens op het moment dat zij dat nodig hebben om hun werk voor ons te kunnen doen:

Banken
Verzekeringsmaatschappijen
IT-leveranciers
Accountants
Auditors
Forensische specialisten
Uitvoerende partners of onderzoekspartners
Marketingbureaus, mediabureaus en bedrijven die gegevens verrijken
Consultants

Het kan zijn dat de overheid of andere partijen ons wettelijk verplichten om uw gegevens af te staan. Op dat moment delen we alleen de noodzakelijke gegevens.

Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?

We slaan uw gegevens op in beveiligde databases. We zijn continu bezig met maatregelen om ervoor te zorgen dat uw gegevens ook veilig blijven. Dat kunnen bijvoorbeeld technische of fysieke maatregelen zijn. Maar ook maken wij voortdurend onze medewerkers bewust van het belang van het beveiligen van uw gegevens.

Uiteraard doen wij er alles aan om te voorkomen dat er inbreuken op gegevensbescherming plaatsvinden. In een uitzonderlijk geval van een datalek melden wij deze zo snel als mogelijk bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Vragen?

Voor vragen en/of opmerkingen naar aanleiding van het bovenstaande, verzoeken wij u vriendelijk contact op te nemen met Stichting DutchSail op het volgende adres:

Stichting DutchSail

Westzeedijk 7
1398 BB Muiden
info@DutchSail.com

In het geval dat u contact met ons opneemt, kunnen wij u vragen om uw identiteit te bevestigen door middel van een identiteitsbewijs.

Bent u het niet eens met een bepaald besluit zoals verwoord in deze verklaring of heeft u een andere klacht gerelateerd aan uw persoonsgegevens, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.